Assistante / Assistant de Projets Mobilités - International

Qui sommes-nous ?

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau, de l’énergie, de l’environnement, de l’industrie et de la mobilité.

Détenu à 100% par nos salariés, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un métier qui allie l’art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement. 

Nos 10 000 collaborateurs et collaboratrices, dans plus de 40 pays, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l’humanité. Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d’expérience.

Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.  

Votre équipe :

L’activité Mobilités International porte les ambitions d’Artelia sur des études amont dans le domaine des transports à l’international.

Les missions de l’équipe portent principalement sur des études de schémas directeurs des mobilités, sur des études de planification générale ou de restructuration de réseaux de transport et sur des études amont (opportunité, faisabilité, études préliminaires, …) concernant des projets de transport (métro, tramway, BHNS, bus, …).

Nos zones d’intervention principales sont les suivantes : Afrique, Europe, Moyen-Orient et Asie.

Vos missions : 

Vous jouerez un rôle clé dans le suivi administratif et commercial de projets internationaux, tout en contribuant à la vie quotidienne de l’équipe.

Suivi de projet :

• Tenue à jour des dossiers administratifs liés aux affaires (contrats, protocoles d’accord, contrats de sous-traitance, ordres de service, factures, courriers émis et reçus…),
• Participation à la rédaction et mise en signature des contrats de sous-traitance
• Suivi administratif des contrats de sous-traitance et de co-traitance, des feuilles de temps, des factures des différents intervenants extérieurs.
• Enregistrement et reporting sur les outils du groupe (REFLEX, …)

Appui commercial :

En étroite collaboration avec les membres de l’équipe, vous contribuerez activement au développement commercial :

• Participer à la préparation des candidatures et réponses aux appels d’offres internationaux, notamment la partie administrative
• Coordonner les retours internes via l’outil REFLEX (GO/NO GO)
• Relancer les équipes et les partenaires pour collecter les éléments nécessaires aux offres
• Apporter son soutien à la constitution des dossiers techniques
• Participer à la recherche et la sélection des CVs identifiés dans les organigrammes, cadrage et saisie du rapport d’offres avec appui des responsables techniques, montage des tableaux d’honoraires...
• Mise en forme des CVs et des références
• Assurer le dépôt des offres et leur suivi
• Assurer la veille commerciale et mettre à jour l’outil de gestion commerciale

Appui à la vie d’équipe :

Ces missions pourront être complétées par de l’appui au fonctionnement de l’ensemble du service :

• Organiser les réunions, gérer les agendas, réserver les salles
• Gérer les déplacements : billets, hôtels, voitures
• Rédiger les ordres de mission
• Accueillir les visiteurs et assurer le bon fonctionnement administratif du service

Ce poste est à pourvoir en CDI, et est basé à Choisy-le-Roi.

Vous êtes le/la candidat(e) idéal(e) si vous êtes issu(e) d’une formation en assistanat, gestion administrative ou commerciale avec au minimum une première expérience réussie, de préférence en gestion de projet ou en appui commercial.

Ce qui fera la différence, c’est avant tout votre savoir-être, votre sens de l’engagement, votre capacité à vous investir et à travailler en équipe.

Si vous n’avez pas encore d’expérience directe dans la gestion de projet ou le développement commercial, ce n’est pas rédhibitoire : nous valorisons les profils motivés, curieux et rigoureux, capables d’apprendre et de s’adapter rapidement.

En effet, ce poste nécessite une grande organisation, de l’autonomie, de la flexibilité et de la rigueur dans son travail. Du fait des nombreuses interactions avec les collègues, nos clients et nos partenaires, des qualités relationnelles de travail en équipe sont attendues.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (Pack Office, Outlook, Excel…) et êtes à l’aise avec les chiffres et les tableurs.

La maîtrise de l'anglais est indispensable en raison du contexte international des projets.

Nous vous offrons :

• Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, un engagement via la Fondation Artelia
• Une organisation du travail modulable : télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 12 jours RTT, 27 jours de congés hors ancienneté, temps partiel choisi...
• Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales, forfait mobilité durable...
• Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée, Artelia Academy, parcours métiers, mobilité interne

Notre process de recrutement :

• Echange téléphonique RH
• Entretien avec un manager opérationnel et un référent technique
  + Test technique
• Entretien avec un recruteur

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