Assistant / Assistante de Direction

Artelia s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion, depuis plus de 10 ans : faire de la différence une force au service du collectif. En matière de recrutement, cela passe par une attention spécifique accordée à toutes les candidatures.  

Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans  le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.  

Qui sommes-nous ?

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau, de l’énergie, de l’environnement, de l’industrie, de la mobilité et du transport. Détenu à 100% par nos managers et nos collaborateurs, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un métier qui allie l’art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement. 

Nos 8 600 collaborateurs, au sein de 55 agences en France et de 40 filiales internationales, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l’humanité. Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d’expérience.

Libérez vos talents, rejoignez-nous ! 

Au sein de Artelia Mobilités et Infrastructures, Le Département Ponts et Ouvrages d’Art (POA), implanté à Choisy-Le-Roi (95, Ile de France) et dans plusieurs villes de Province, intervient au niveau national et international dans le domaine de la Conception, de la Maîtrise d’œuvre complète Etudes et Travaux, et de l’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage, sur des projets d’ouvrages d’art et d’ouvrages complexes, essentiellement non courants, que ces ouvrages constituent la part principale de l’opération ou qu’ils soient intégrés dans des projets d'infrastructures de grande ampleur.

Nos équipes d’ingénieurs, projeteurs et chefs de projet s’investissent aujourd’hui avec passion, rigueur et succès, sur de nombreuses et belles opérations, en phases études et réalisation.

Missions détaillées :

Les missions principales qui vous seront confiées seront :

1. Assistanat du Département :

• Etablir les fiches mouvements des collaborateurs entrants et sortants ;
• Assurer la logistique pour l'arrivée des nouveaux collaborateurs ;
• Participer à l’archivage de nos missions.
• Participer à la veille commerciale des appels d’offres sur Vecteur Plus ou autre ;
• «Reporting» commercial ;
• Assurer l’ouverture des missions sous logiciel SAP ;
• Participer activement à la tenue des devis en cours et des prises de commande ;
• Préparer les factures clients et les faire valider par le Responsable de Pôle avant dépôt sur CHORUS ;
• Participer à la comptabilité de l’entité ;
• Participer activement au recouvrement des créances échues selon la procédure en vigueur dans le groupe ;

2. Assistanat des missions :

• Assurer la préparation des fiches références des missions en lien avec les responsables de missions ;
• Elaborer et mettre en forme des documents dans le cadre des dossiers commerciaux ou des missions confiées à ARTELIA (Frappe de courriers, comptes rendus...) ;
• Organiser la gestion informatique des documents (répertoires de travail, livrés, archives…) ;
• Assurer la gestion administrative et financière de la sous-traitance (vérification des factures reçues, établissement de fiche de règlements, décomptes définitifs etc.) ;
• Sauvegarder les contrats dans l’outil « Base de Données Contrat » suivant la procédure en vigueur ;
• Etablir le tableau de suivi des contrats de sous-traitance ainsi que la facturation des honoraires et la facturation des sous-traitants.

Vos Atouts: 

• Vous êtes le profil idéal si vous êtes issu d'un BAC+2 de type BTS Assistant de gestion PME – PMI ou expérience justifiée équivalente.
• Vous justifiez d'une expérience minimale de 3 ans sur un poste au profil similaire.
• Vous faites preuve de dynamisme, d'honnêteté, de rigueur, et de confiance en vous. 
• Vous avez très bonnes qualités relationnelles, une bonne aptitude rédactionnelle et de gestion, faites preuve d'adaptabilité, et de capacité à faire avancer les sujets confiés.
• Vous maîtrisez le Pack Office, et vous avez aisance informatique pour la prise en main de nos logiciels métiers (CRM, gestion, recouvrement, …).
• La maîtrise de l'Anglais serait un plus.

Notre contrat social

Chaque collaborateur est essentiel, raison pour laquelle il est associé à l’avenir et au développement du Groupe. Notre richesse et notre singularité, c’est notre capacité à vous offrir : 

• Une entreprise sociale et citoyenne (accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, Fondation Artelia)
• Une organisation du travail modulable (télétravail, RTT, temps partiel choisi)
• Une politique de partage des résultats (intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans)
• Des opportunités de carrière et une volonté d’accompagner les challenges professionnels (politique formation individualisée, parcours métiers, innovation, mobilité) 

Notre process de recrutement :

Mieux se connaître pour se choisir, c’est ce que nous vous proposons lors des 3 étapes de notre processus de recrutement :

1. Echange téléphonique pour mieux cerner vos attentes et orienter votre candidature
2. Entretien avec un recruteur : l’objectif est de comprendre qui vous êtes, vos aspirations, vos motivations, votre projet professionnel, puis vous présenter notre groupe, les perspectives de carrière, les contours du poste envisagé
3. Entretien avec un manager opérationnel : il vous présentera plus en détail les missions, ce qu’il attend de vous, le mode de fonctionnement de l’équipe, les projets.

Si c’est possible, vous pourrez venir faire la connaissance de votre future équipe autour d’un café ou lors d’un déjeuner