Assistant / Assistante de direction

Qui sommes-nous ?

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau, de l’énergie, de l’environnement, de l’industrie, de la mobilité et du transport. Détenu à 100% par nos managers et nos collaborateurs, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un métier qui allie l’art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement. 

Nos 8 900 collaborateurs, au sein de 55 agences en France et de 40 filiales internationales, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l’humanité. Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d’expérience.

Immeubles de grande hauteur, hôtels, établissements de santé, centres commerciaux, équipements culturels et sportifs, réseaux de distribution : Artelia accompagne ses clients dans la conception et la réalisation de tous types de bâtiments. Disposant à la fois de managers de projet de haut niveau et de spécialistes dans tous les domaines, Artelia propose des solutions adaptées aux enjeux contemporains : sobriété énergétique, performances environnementales, mixité dans les usages, complexité urbaine, foisonnement des montages contractuels, intégration du BIM, etc. Artelia intervient également en tant qu’ensemblier, contractant général ou comme leader d’un groupement de Partenariat Public-Privé.

Dans le cadre d’une création de poste faisant suite au développement de l’activité de la Business Unit Bâtiments, Régions & Equipements, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour intervenir en renfort de l’assistante de direction actuelle.

Missions

Assistance auprès des achats :

• Saisie de la base de données de qualification des fournisseurs,
• Gestion des déplacement des acheteurs,
• Gestion des frais généraux
• Rédaction des contrats et convention de groupement,
• Mise au propre des claims

Assistance générale de la BU (en remplacement congés) :

• Gestion des congés
• Gestion des ordres de missions, des déplacements et des notes de frais des collaborateurs du périmètre
• Gestion des plannings

Management de la qualité, HSE, Surete nucleaire :

• Classement dans les répertoires correspondants
• Préparation des audits internes et externes, clients,
• Suivi du SWOT et des indicateurs nucléaires
• Suivi des revues de direction

Assistance commerciale :

• Gestion de la délégation de pouvoir par offre
• Organisation des comités d’offres, des comites d’engagement en interne et en interface Groupe
• Appui à l’export (compulsion des appels d’offre export et préparation des dossiers de candidature Afrique/Indes/Asie)

Assistance générale pour les comptes-rendus de reunion, organisation des plannings

Vous êtes issu(e) d’une formation de niveau bac + 2 en assistanat ou équivalent et vous disposez de 10 ans d'expérience, idéalement dans le domaine de la construction.
Vous êtes rigoureux(se) et organisé(e) et avez le sens de la coopération et du travail en équipe

Vous êtes à l’aise avec l’outil informatique et les logiciels de bureautique.

Vous êtes bilingue en anglais.

Nous vous offrons :

• Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, un engagement via la Fondation Artelia
• Une organisation du travail modulable : télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 12 jours RTT, 27 jours de congés hors ancienneté, temps partiel choisi...
• Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales, forfait mobilité durable...
• Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée, Academy Artelia, parcours métiers, mobilité interne

Notre process de recrutement :

Mieux se connaître pour se choisir, c’est ce que nous vous proposons lors des 3 étapes de notre processus de recrutement :

1. Echange téléphonique pour mieux cerner vos attentes et orienter votre candidature
2. Entretien avec un recruteur : l’objectif est de comprendre qui vous êtes, vos aspirations, vos motivations, votre projet professionnel, puis vous présenter notre groupe, les perspectives de carrière, les contours du poste envisagé
3. Entretien avec un manager opérationnel : il vous présentera plus en détail les missions, ce qu’il attend de vous, le mode de fonctionnement de l’équipe, les projets.

Si c’est possible, vous pourrez venir faire la connaissance de votre future équipe autour d’un café ou lors d’un déjeuner

Artelia s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion, depuis plus de 10 ans : faire de la différence une force au service du collectif. En matière de recrutement, cela passe par une attention spécifique accordée à toutes les candidatures.  

Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans  le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.