Assistant - Assistante administratif - administrative et comptable

Qui sommes-nous ?

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau, de l’énergie, de l’environnement, de l’industrie, de la mobilité et du transport. Détenu à 100% par nos managers et nos collaborateurs, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un métier qui allie l’art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement. 

Nos 8 900 collaborateurs, au sein de 55 agences en France et de 40 filiales internationales, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l’humanité. Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d’expérience.

La BU MI est spécialisée dans les infrastructures de transport. Elle intervient, tant en maîtrise d’œuvre qu’en assistance technique ou en études d’exécution et expertises, dans l’ensemble des disciplines des infrastructures et du transport (Metro, TGV, train, tram-train, tramways, BHNS, …). La BU compte plus de 600 collaborateurs répartis dans 8 branches sur les métiers de l’infrastructure, du ferroviaire, du pilotage d’opération et des bâtiments voyageurs.

La branche STG (Structure, Tunnel & Génie civil) compte 100 collaborateurs répartis dans 4 départements :

• Infrastructures urbaines et ferroviaires,
• Tunnel, géotechnique et structures souterraines,
• Génie civil des grands projets,
• BIM & digitalisation

Au sein de la branche Structure, Tunnel & Génie civil, vous assurez l’assistanat d’un département, vous vous occupez de la facturation de l’ensemble de la branche et venez en support du montage des offres commerciales.

Vous êtes un élément clé de la fluidité des informations au sein des équipes et leur apportez appui et fiabilité dans leur action au quotidien.

Assistanat du département

• Gestion administrative : courriers, organisation réunions et support aux équipes, réservation de salles, etc…
• Gestion des agendas
• Saisie des notes de frais pour le directeur de département et pour les collaborateurs du département y compris vérification des notes de frais
• Prise de billets, réservation hôtel et voiture pour les collaborateurs en cas de besoin
• Réalisation des ordres de mission pour les collaborateurs du département

Gestion des arrivées de personnel

• Gestion du matériel : demande équipement informatique et récupération, demande de badge, téléphone portable, gestion des EPI….
• Mouvement de personnel et affectation
• Accueil des personnes

Facturation pour l’ensemble de la branche

• Création des numéros d’imputation dans SAP et suivi des imputations
• Création des dossiers missions et suivi (sur réseau L1)
• Suivi des missions notifiées et envoi à la comptabilité
• Suivi, réalisation et relance de la facturation des affaires de la branche
• Mise en place du suivi des BPO et des carnets de missions pour les projets sous responsabilité du département : devis A, devis B, fichier de suivi des affaires et des facturations avec veille des écarts, alerte des responsables de mission pour gestion des écarts

Suivi administratif des indicateurs SMART en lien avec les responsables de pôle ou de département

• Carnets de mission
• CVs
• Enquête satisfaction client
• Evaluation des sous-traitants et prestataires/partenaires
• REX mission
• REX sécurité
• Attestation de bonne exécution par phase de projet/certificat de capacité

Gestion des prestataires de service en lien avec les responsables de pôle ou de département

• Rédiger les contrats et assurer leur suivi administratif (mise à jour chaque année avec revalorisation)
• Rédiger les lettres de commandes en adéquation avec les missions
• Suivre les facturations/envoi à la comptabilité
• Saisir les factures dans les dossiers de missions

Support du montage des offres commerciales

Il s’agit d’assurer une continuité de service en cas d’absence au sein des équipes Développement.

L’assistant(e) aura en charge :

• La veille et la sélection des appels d’offres lancés.
• Le téléchargement des DCE sur demande
• La diffusion des consultations aux départements concernés
• La gestion des retours en lien avec les autres entités du groupe : GO/ NO GO dans l’outil REFLEX
• La réalisation des dossiers administratifs des candidatures/ offres/BAFO (AE, marché application, CPA, CPT, DC4, DC1, DC2, liasse administrative…)
• L’aide au dossier technique : récupérer les CVs identifiés dans les organigrammes, organisation RO…
• Le dépôt des offres et le suivi de leur évolution (BAFOs et Auditions…) et les réponses à apporter
• La création des opportunités dans Reflex

Qualités et compétences requises

• Connaissance générale des outils informatiques et bureautiques
• Être rigoureux(se) et organisé(e)
• Avoir le sens de la coopération et du travail en équipe
• Avoir le sens du service et de la continuité de l’action à conduire
• Être créatif(ve) et pourvoyeur(se) de solutions
• L’anglais serait apprécié

Nous vous offrons :

• Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, un engagement via la Fondation Artelia
• Une organisation du travail modulable : télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 12 jours RTT, 27 jours de congés hors ancienneté, temps partiel choisi...
• Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales, forfait mobilité durable...
• Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée, Academy Artelia, parcours métiers, mobilité interne

Notre process de recrutement :

Mieux se connaître pour se choisir, c’est ce que nous vous proposons lors des 3 étapes de notre processus de recrutement :

1. Echange téléphonique pour mieux cerner vos attentes et orienter votre candidature
2. Entretien avec un recruteur : l’objectif est de comprendre qui vous êtes, vos aspirations, vos motivations, votre projet professionnel, puis vous présenter notre groupe, les perspectives de carrière, les contours du poste envisagé
3. Entretien avec un manager opérationnel : il vous présentera plus en détail les missions, ce qu’il attend de vous, le mode de fonctionnement de l’équipe, les projets.

Si c’est possible, vous pourrez venir faire la connaissance de votre future équipe autour d’un café ou lors d’un déjeuner

Artelia s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion, depuis plus de 10 ans : faire de la différence une force au service du collectif. En matière de recrutement, cela passe par une attention spécifique accordée à toutes les candidatures.  

Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.