Assistant administratif / Assistante administrative

Qui sommes-nous ?

Nous sommes un groupe d'ingénierie, acteur majeur dans les domaines du bâtiment, de l’eau, de l’énergie, de l’industrie et de la mobilité.

Détenu à 100% par nos salariés, nous sommes unis par une même passion, celle d’exercer un métier qui allie l’art de concevoir avec ingéniosité et de réaliser avec engagement. 

Nos 10 000 collaborateurs et collaboratrices, dans plus de 40 pays, créent chaque jour des solutions pour une vie positive au travers de nos enjeux stratégiques pour la planète et l’humanité. Nos équipes sont à taille humaine, privilégiant la proximité, les échanges quotidiens et le partage d’expérience.

Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans  le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.  

Votre équipe :

Rattaché au à la direction de l'Agence Villes et Territoires de Toulouse, vous occupez le poste d'assistant / assistante administratif / asministrative et technique.

En lien direct avec les autres assistantes du service et les différents responsables de mission vous assurez le suivi administratif, technique et financier de l'agence.

Vos missions : 

• Accueil téléphonique et physique ;
• Gestion et rédaction de courrier, de comptes rendus ou de rapports ;
• Gestion et montage des réponses aux appels d'offres (consitution des dossiers administratifs, relecture des dossiers, mise en page) ;
• Relais opérationnel avec les services support (informatique, logistique, financier, etc.) ;
• Gestion logistique des réunions et déplacements en lien avec les managers ;
• Suivi et classement des documents contractuels des missions ; 
• Suivi des outils de gestion de l'agence (mise à jour de tableaux de suivi, facturations, etc.)

En fonction des opérations ces missions sont réalisées de façon autonome ou en relation avec d’autres équipes de l’implantation toulousaine d’Artelia ou issues d’autres agences.

Vous avez une expérience d’au moins 2 ans dans les domaines de la gestion administrative et technique.
De formation initiale (baccalauréat, BTS ou équivalent) en assistanat, vous disposez des compétences suivantes :

• Maîtrise de l’outil informatique (Pack office, Outlook…)
• Savoir-être attendu : Réactivité, Rigueur, Autonomie, Aisance relationnelle, Dynamisme, Sens du travail en équipe, sens de la confidentialité et discrétion…
• Une connaissance des marchés publics de prestations intellectuelles et de travaux dans le domaine du BTP serait un plus.

Nous vous offrons :

• Une entreprise sociale et citoyenne : accords diversité & inclusion, protection sociale et couverture mutuelle de qualité, un engagement via la Fondation Artelia
• Une organisation du travail modulable : télétravail jusqu'à 2 jours par semaine, 12 jours RTT, 27 jours de congés hors ancienneté, temps partiel choisi...
• Une politique de partage des résultats : intéressement et participation avec abondement, actionnariat salarié, politique de rémunération sur 3 ans, de nombreux avantages et réductions pour les activités via les œuvres sociales, forfait mobilité durable...
• Des opportunités de carrière et un accompagnement de vos challenges professionnels : politique formation individualisée, Academy Artelia, parcours métiers, mobilité interne

Notre process de recrutement :

Mieux se connaître pour se choisir, c’est ce que nous vous proposons lors des 3 étapes de notre processus de recrutement :

1. Echange téléphonique pour mieux cerner vos attentes et orienter votre candidature
2. Entretien avec un recruteur : l’objectif est de comprendre qui vous êtes, vos aspirations, vos motivations, votre projet professionnel, puis vous présenter notre groupe, les perspectives de carrière, les contours du poste envisagé
3. Entretien avec un manager opérationnel : il vous présentera plus en détail les missions, ce qu’il attend de vous, le mode de fonctionnement de l’équipe, les projets.

Si c’est possible, vous pourrez venir faire la connaissance de votre future équipe autour d’un café ou lors d’un déjeuner

Artelia s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion, depuis plus de 10 ans : faire de la différence une force au service du collectif. En matière de recrutement, cela passe par une attention spécifique accordée à toutes les candidatures.  

Pour faciliter la lecture, l’écriture inclusive n’est pas utilisée dans le corps de cette annonce, les termes employés au masculin se réfèrent aussi bien aux femmes, hommes qu'aux personnes non binaires.